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Outlookで受信したメールをSalesforceに取り込む
Outlookで送受信したメールをSalesforceの活動に自動的に取り込みたいと考える方が多くいらっしゃいます。商談などで発生したメールでのやり取りの中には重要な情報が含まれており、それら情報を商談の活動に取り込んでおくことで、引き継ぎが発生した場合やマネージャーが商談の状況を把握したい場合などに非常に役立つからです。簡単に情報を共有することで業務効率を図ることができるわけですね。
実際、SalesforceにはOutlookとの連携を実現するための機能が存在します。「Outlookインテグレーション（動画）」という機能を使用すればOutlookから指定した商談や取引先・取引先責任者の活動にメールを格納することが可能になります。
しかし、この機能はOutlookを使っていれば無条件に使えるのかというとそうではありません。この機能を利用するための「一定の条件」があり、その条件をクリアしなければこの機能は使うことができません。一部のお客様においてはこの条件があることを認識しないままSalesforceを契約してしまい、後でトラブルになるケースがありますので必ず事前にチェックしておくようにしましょう。
では、Outlookインテグレーションを利用するための条件を下記に記載します。
OutlookとSalesforceの同期条件
- Office365(Microsoft365)を利用していて、メールサーバはExchange Onlineを利用していること
- インストール型のOutlookを利用していて、メールサーバはExchange Serverを利用していること
上記２つのどちらかに該当する必要があります。
つまりは、メールサーバを「Exchange Online」もしくは「Exchange Server」のどちらかを利用していることが条件ということです。一部の企業においてはインストール型のOutlookを利用していて、メールサーバはレンタルサーバのメールサーバを利用していることがよくあります。特に中小企業の場合はこのケースがほとんどです。そのようなOutlookの環境ではSalesforceにメール取り込むOutlookインテグレーションの機能は利用することができませんので注意しましょう！
Exchange Onlineとは？Office365(Microsoft365)を利用するためのメールサーバのことです。
ここで念の為、「Exchange Onlineってそもそも何？」という人もいると思いますので、少し説明しておきます。ほとんどの人にとってはOutlookというとパソコンにインストール済みのメール送受信用のソフトのことを思い浮かべると思いますが、このソフトはあくまでメールを受け取るためのものです。実際にメールを送受信するにはメールサーバというものが必要となります。つまり、Outlookとメールサーバの２つが揃って初めてメールの送受信ができるようになるのです。
ほとんどの人は意識しませんが、Outlookはメールサーバからメールデータをダウンロードすることでメールを受信しているのです。そして、Exchage OnlineとはまさにあなたのOutlookにメールデータをダウンロードするためのメールサーバということです。上述したように中小企業の多くはメールサーバをレンタルサーバから借りて運用しているケースが多いのです。
このような企業がSalesforceにOutlookのメールを取り込みたいと思っても、メールサーバがExchange Onlineではないので利用できないということになります。解決策としては、メールサーバをExchange Onlineに変更してもらうしかありませんが、結構大変な作業になる場合があります。
Exchange Serverとは？Windowsサーバで動作するメールサーバ。
次に、Exchange Serverについてご説明します。名前の通りサーバのことなのですが、メールサーバのことです。このメールサーバを使っている企業であればSaleforceにOutlookのメールを取り込むことが可能になります。
このExchange Serverをメールサーバとして使っているのであればOutlookのメールをSalesforceに取り込むことが可能になります。しかし、Exchange Serverを利用している企業は少なくほとんどの企業には関係のないケースが多いです。
最後に
いかがでしたでしょうか？SalesforceにOutlookで受信したメールを取り込むことは便利だけれど、無条件にそれが実現するわけではないということがお分かり頂けたのではないでしょうか？意外と、詳しく質問することなくSalesforceを導入してしまい後で後悔するなんてことが内容に気をつけてくださいね。
あと、このOutlookインテグレーションを導入されて勘違いされやす点も記載しておきます。よくあるのが送信したメールをSalesforceに取り込むことは出来ますが、受信したメールはSalesforceに取り込むことは出来ません。（正確にはできるのですが別途設定が必要です）あくまで送信するメールをSalesforceに取り込むことができる機能と認識してもらえればと思います。
Salesforceのヘルプ記事も載せておきます。