简介。

对于使用 Salesforce 的公司来说，业务会议管理是日常运营的核心。然而，在许多组织中，不同用户对业务会议的命名各不相同，往往导致数据不一致，降低了运营效率。设置统一的命名规则可以解决这些问题，使 Salesforce 的使用更加有效。

本文将详细介绍 Salesforce 中业务会议名称命名规则的重要性以及如何设置这些规则。特别是，我们将向您展示如何建立一个系统，以 “客户名称 | 金额 “的格式自动设置洽谈名称，从而提高整个团队的工作效率。

为什么需要商务会议名称的命名规则？

许多公司没有统一的商务会议命名规则，导致以下问题

• 查看商务会议列表时，难以确定商务会议的内容。
• 即使搜索也很难找到想要的商务会议。
• 团队之间无法顺利共享信息。

例如，如果一个用户输入 “A 公司的服务器安装”，而另一个用户输入 “服务器销售_A 公司”，即使是相同类型的洽谈，搜索结果也不会匹配。要消除这种低效现象，必须统一命名规则。

统一商务会议命名规则的好处

在 Salesforce 中管理业务会议时，设置统一的命名规则可以带来很多好处。

1. 显著提高可搜索性。

如果统一了业务会议名称的格式，您就可以在搜索时快速准确地找到所需的业务会议。例如，如果格式统一为 “客户名称｜金额”，在搜索某个客户的商务会议时，只需输入客户名称，就能列出所有相关的商务会议。

2. 提高数据的可读性

打开商务会议列表界面时，如果商务会议名称采用统一格式，则可以一目了然地掌握每个商务会议的概况。通过在洽谈名称中加入对方名称和金额，无需切换屏幕即可获取必要信息，从而提高操作效率。

例如，通过以下商务会议列表，您可以立即确定每个商务会议的重要性和优先级。

• ABC 公司
• XYZ 公司｜500,000 日元
• DEF 公司

3. 加强团队之间的沟通

不仅销售部门，市场营销部门和管理层等多个部门都可以参考 Salesforce 数据。统一的命名规则促进了部门间的信息共享，提高了沟通质量。

例如，在管理层会议上讨论具体的大型业务交易时，”公司 A | ¥3,000,000 “的格式可让每个人立即了解交易的概要。

5. 提高新员工入职效率

统一的命名规则对新员工理解和使用现有谈判数据也有很大帮助。直观的命名规则缩短了学习曲线，有利于尽早入职。

如何创建自动设置 “客户名称 | 金额 “格式的流程

从这里开始，我们将逐步说明如何创建一个流程，在 Salesforce 中以 “客户名称 | 金额 “格式自动设置协商名称。

1. 访问 Salesforce 中的 “Flow “函数

首先，访问 Salesforce 中的 “Flow “功能并创建一个新流程。

• 单击 Salesforce 中的 “设置 “菜单
• 从左侧导航进入 “流程自动化”→”流程
• 单击右上角的 “新建流程 “按钮
• 从显示的选项中选择 “记录触发器流程

通过选择 “记录触发器流程”，您可以建立一种机制，在创建或更新业务会议记录时自动执行流程。

2. 配置触发器设置

接下来，设置流程的触发条件。

• 选择 “机会 “作为 “触发对象”。
• 在 “何时执行此流程 “中，选择 “创建或更新记录时”。
• 在 “条件要求 “中，选择 “匹配所有条件 (AND)”。
• 设置以下条件：.
  • 客户名称（AccountId）不是空的。
  • 和
  • 金额 (Amount) 不为空。
  • 在 “何时对更新记录执行流程 “中，选择 “仅在满足条件时执行流程”。

在此设置下，只有输入了供应商名称和金额的洽谈记录才会执行流程。如果其中一项为空，则不会执行流程。(最好将业务伙伴名称和金额字段设为必填字段，以便始终输入（见下文）。

3. 设置变量和创建业务会议名称

接下来，设置要在流程中使用的变量，并建立生成业务会议名称的逻辑。

设置变量

• 单击 “新资源 “并选择 “文本模板
• 创建以下变量
  1. API 引用名称： AccountName
  2. 正文文本：
     • 选择 “显示为纯文本
     • 填写右侧的公式： {！$Record.Account.Name} ｜{！$Record.Account} 日元

4. 配置数据更新设置。

配置使用生成的谈判名称更新谈判记录的设置。

• 从 “添加元素 “中选择 “更新记录”。
• 在 “如何搜索要更新的记录并设置其值 “中选择 “使用触发流程的商务会议记录”。
• 不要在 “设置搜索条件 “中设置任何搜索条件。
• 在 “为记录设置商务会议的项目值 “中设置以下内容：。
  • 项目：名称（商务会议名称）
  • 值：之前生成的业务会议名称变量（AccountName）。

执行流程时，此配置将自动更新机会记录中的 “机会名称 “字段。

5. 保存并激活流程

最后，保存并激活创建的流程。

• 单击屏幕右上角的 [保存] 按钮。
• 为流程输入一个易于理解的名称，如 “自动协商名称设置流程”。
• 在 “描述 “字段中输入流程名称，如 “以客户名称 | 金额格式自动设置商务会议名称的流程”。
• 单击 [Save] 保存流程。
• 单击 [Activate] 按钮激活流程。

现在，每次创建或更新洽谈记录时，都会执行该流程，并自动设置洽谈名称。

创建自定义按钮（设置默认值）

协商名称是一个必填字段，因此用户创建新协商时必须输入一些值。但是，由于它是在流程中自动设置的，因此有必要设计一种方法来防止用户手动输入。因此，我们将创建一个自定义按钮，并在商务会议名称中显示 “自动输入字段 [无需输入]”作为默认值。

1. 创建 “新按钮

• 单击 Salesforce 中的 “设置 “菜单
• 转到[对象管理器]→[业务会议]→[按钮、链接和操作]。
• 点击 “新建按钮或链接
• 配置以下设置
  • 显示标签： 新机会（自动命名）
  • 名称： NewOpportunityWithAutoName
  • 显示类型： 列表按钮
  • 输入以下内容：.

/lightning/o/Opportunity/new?defaultFieldValues=Name=AutoField [无需输入]。

• 单击 “保存 “保存按钮。

2. 在页面布局中添加按钮

将创建的自定义按钮添加到页面布局中。

• 转到 [Object Manager（对象管理器）] -> [Business Meeting（商务会议）] -> [List View Button Layout（列表视图按钮布局）]。
• 单击列表视图右侧的向下箭头 [▼]，然后单击编辑
• 将 “新商务会议（自动命名）”移至右侧的 “选定按钮”。
• 单击 “保存 “保存布局

这样，当用户从列表视图创建新商务会议时，”自动输入字段[无需输入]”的值就会默认输入到商务会议名称中。然后，流程会自动将格式更新为 “客户名称 | 金额”，这样用户就不需要担心洽谈名称了。

将交易方和金额字段设置为必填字段

为了确保自动设置协商名称的功能有效，必须同时输入交易方和金额。因此，可以将这些项目设置为必填项。(但是，如果某些公司将对方名称和金额设置为必填项，可能会给操作带来不便。请在充分确认后设置这些项目。如果创建商务会议时未输入供应商名称和金额，上述流程将无法激活）。

1. 将 “供应商 “项设置为必填项。

• 进入 [设置]，[对象管理器]，[商务会议]，[页面布局]。
• 单击 “业务伙伴名称 “项目右侧的齿轮符号
• 选中 “必填 “复选框。
• 单击 [保存]。

2. 根据需要设置 [金额] 项。

• 同样，单击 “金额 “项目右侧的齿轮符号。
• 选中 “必填 “复选框。
• 单击 “保存”。

3. 检查页面布局

检查更改是否反映在页面布局中。

• 检查 “客户 “和 “金额 “字段旁边是否出现红色必填符号 (*)。
• 如有必要，确保这些字段在版面上的位置正确。

这些设置将确保用户始终输入交易方和金额，并确保流程可靠运行。

实施后的操作要点

在设置命名规则后的操作中，注意以下几点可以更有效地使用系统

1. 进行用户培训。

培训用户如何使用新的命名规则和自定义按钮。特别是要说明，即使出现 “自动输入字段[无需输入]”的信息，也要按原样操作，并指导用户不要按传统方式手动输入商务会议的名称。

2. 处理现有数据

新规则适用于新的和更新的商务会议，但现有的商务会议数据不会自动更新。如有必要，可考虑使用数据加载器或其他方法分批更新数据。

3. 处理特殊情况

在某些情况下，您可能希望以不同于标准命名规则的方式命名特定业务会议。事先制定处理此类特殊情况的规则非常重要。

4. 定期审查和改进

实施后，定期检查运行状况，并根据需要调整流程和规则。重要的是要积极收集用户反馈，改进系统，使其更易于使用。

应用：设置更复杂的命名规则

除了基本的 “供应商名称 | 金额 “格式外，以下是一些希望在谈判名称中包含更复杂信息的应用示例。

包括产品类别

如果谈判与特定产品类别有关，可以使用 “客户名称｜产品类别｜金额 “格式在谈判名称中包含更详细的信息。

包括合同期限。

在订购模式的业务中，合同期限也是重要信息。使用 “客户名称｜金额｜合同期限 “的格式，可以更清楚地表达合同的规模。

结论：通过制定命名规则实现业务创新

通过统一 Salesforce 中业务会议名称的命名规则并建立自动设置系统，可以实现以下业务创新。

• 大幅提高可搜索性：统一格式可让您立即找到所需的业务会议。
• 提高数据的可读性：从列表屏幕上可以获得更多信息，提高操作效率。
• 减轻用户输入负担：您可以专注于更重要的任务，而不是乏味的输入商号。
• 提高数据质量：消除输入错误和不稳定的符号，保持高质量的数据库。

本文介绍的自动 “客户名称 | 金额 “格式只是一个例子。我们建议根据各公司的业务流程和信息需求设计最佳命名规则，以进一步提高运营效率。

通过这种定制，Salesforce 的真正价值得以最大化。我们鼓励您考虑并实施最适合您企业的命名规则。在提高运营效率的同时，您还将提高数据驱动决策的质量。